Lorsque de nouveaux talents rejoignent une entreprise, l’onboarding joue un rôle essentiel dans leur intégration. Ce processus va bien au-delà d’une simple formalité administrative ; il s’agit d’une étape cruciale pour garantir que les nouveaux collaborateurs se sentent accueillis et engagés dès le départ. Une des clés de cet onboarding réside dans la culture de l’accueil au sein de l’entreprise. Cette culture crée un environnement où les nouveaux arrivants sont chaleureusement accueillis, où leurs questions sont encouragées et où les collaborateurs se sentent soutenus dans leur apprentissage et leur développement. Dans cet article, nous explorerons les meilleures pratiques pour un onboarding efficace.

Les Fondamentaux de l’Onboarding

Le pré-boarding – Avant l’arrivée

Avant même le premier jour, il est essentiel de préparer minutieusement l’arrivée du nouvel employé. Cela inclut la préparation de son poste de travail, l’envoi d’informations essentielles telles que l’heure et le lieu de rendez-vous, ainsi que la désignation d’un mentor ou d’un parrain pour l’accompagner dans ses premiers pas. Partagez lui également, l’emploi du temps personnalisé que vous avez élaboré spécialement pour lui.

En interne, annoncez son arrivée en prenant soin de préciser le poste qu’il occupera ainsi que l’équipe à laquelle il se joindra. Cela permettra à tous les membres de l’entreprise de l’accueillir chaleureusement et de se préparer à l’intégrer efficacement dans leurs activités.

Le Premier Jour

Le jour J doit être accueillant et bien organisé. Prévoyez un accueil chaleureux.
Préparez un kit d’onboarding avec un trombinoscope de l’équipe, un livret d’accueil (votre histoire, les informations pratiques à connaître, le fonctionnement de l’entreprise, le guide des bonnes adresses du quartier…), les valeurs de l’entreprise, le dico de l’entreprise (pour une bonne compréhension de votre jargon), ainsi que les fournitures indispensables (ordinateurs, souris, casques, crayon, carnet…) Pensez à organiser une visite des locaux et un déjeuner d’équipe pour favoriser les interactions sociales. Le déjeuner et surtout le premier jour souvent anxiogène, prévoir ce moment élimine la source de stress.

Prévoyez un point administratif pour toutes les formalités du contrat de travail si nécessaire ainsi qu’un point « outil » pour expliquer le fonctionnement rapide et qu’il puisse accéder à sa messagerie par exemple.

La Première Semaine

Pendant la première semaine, alternez entre les réunions d’équipe et les périodes d’immersion pour permettre au nouveau collaborateur de comprendre le fonctionnement de l’entreprise et de tisser des liens avec ses collègues.
Indiquez les personnes clefs à rencontrer et laissez lui le temps d’organiser des échanges en one-to-one autour d’un café.

Le Premier Mois

Dans les premières semaines, fixez un rendez-vous pour un rapport d’étonnement afin d’évaluer son intégration, s’il a bien compris la culture de l’entreprise et de clarifier ses objectifs à court terme. Pensez à le faire autour d’un déjeuner pour un moment moins formel.

Les Prochains Mois

Mettez en place un système de parrainage en désignant un parrain/marraine ce qui vous permettra un suivi régulier et ainsi garantir une intégration continue et un développement professionnel optimal.

Retenez que l’onboarding doit s’adapter au contexte, à l’entreprise mais surtout à la personne et à l’équipe, ainsi récupérer un feedback régulier est clef pour assurer une intégration réussie et pour adapter le processus au besoin.

Les avantages d’un Onboarding réussi

Un onboarding efficace présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment :

• Amélioration de la Rétention des Employés : Les entreprises dotées d’un programme d’onboarding bien structuré constatent une augmentation significative de la rétention des nouveaux employés.
• Augmentation de la Productivité : Les nouveaux employés atteignent leur pleine productivité plus rapidement lorsqu’ils bénéficient d’un onboarding efficace.
• Amélioration de l’Engagement: Un bon onboarding contribue à renforcer l’engagement des employés et à favoriser leur implication à long terme.
• Ancrer un culture d’entreprise : Un onboarding réussi permet d’ancrer une culture d’entreprise dès le démarrage.
• Réduction des Coûts de Recrutement: Une meilleure rétention des employés réduit les coûts associés au recrutement et à la formation de nouveaux talents.

Les Attentes en Matière d’Onboarding

Les attentes spécifiques en matière d’onboarding aujourd’hui se jouent sur 3 axes:

• Une Expérience Personnalisée : Les employés attendent un onboarding adapté à leurs besoins individuels et à leur rôle spécifique.
• Intégration Culturelle: Comprendre rapidement la culture de l’entreprise est essentiel pour les nouveaux collaborateurs.
• Support Technologique : Les nouveaux employés s’attendent à disposer des outils technologiques nécessaires pour être opérationnels dès les premières semaines.

Les tendances d’onboarding à l’international

Il est aussi important de regarder et de s’inspirer de nos voisins.
Petit récap les tendances à l’étranger :

• Orientation structurée (États-Unis) – Les entreprises américaines investissent souvent dans des programmes d’orientation structurés comprenant des sessions de formation intensives sur les outils, les processus et la culture de l’entreprise.
• Implication des managers (Europe) – En Europe, les managers jouent un rôle clé dans l’intégration des nouveaux employés en organisant des réunions régulières et en offrant un soutien continu.
• Flexibilité et bien-être (Australie) – Les entreprises australiennes mettent l’accent sur le bien-être et l’équilibre travail-vie personnelle dès le processus d’onboarding, offrant des horaires flexibles et des programmes de bien-être.
• Diversité et inclusion (Canada) – Les programmes d’onboarding canadiens mettent souvent l’accent sur la diversité et l’inclusion, avec des formations spécifiques pour sensibiliser aux différentes cultures et pratiques de travail.

La durée d’un onboarding idéal

Il est difficile de donner une durée type, en effet l’onboarding est propre à chaque entreprise et doit être travaillé sur-mesure. Cependant, il est évident que l’onboarding ne s’arrête pas à la première semaine. L’onboarding ne doit pas être un événement ponctuel, il doit être travaillé comme un processus continu qui peut durer jusqu’à un an pour une meilleure intégration culturelle et durable des nouveaux employés.

En adaptant ces bonnes pratiques à votre contexte local et culturel, vous pouvez créer un programme d’onboarding efficace qui répond aux attentes des nouveaux collaborateurs.